Od 1 stycznia 2027 r. wystawianie faktur w KSeF obowiązkowe także dla najmniejszych przedsiębiorców - co trzeba wiedzieć?
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) obejmie również najmniejszych przedsiębiorców, którzy dotychczas korzystali z czasowego wyłączenia z tego obowiązku. Dotyczy to podatników, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana fakturami objętymi wyłączeniem, nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł.
Odroczenie do końca 2026 r. dotyczy wystawiania faktur, a nie ich otrzymywania. Najmniejsi przedsiębiorcy co do zasady już od 1 lutego 2026 r. powinni odbierać w KSeF faktury wystawiane dla nich przez dostawców korzystających z systemu.
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy przewidujący odroczenie stosowania kar pieniężnych za błędy związane z KSeF do końca 2027 r. Nie oznacza to jednak przesunięcia terminu wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Koniec okresu przejściowego dla najmniejszych przedsiębiorców
Wprowadzając obowiązkowy KSeF, ustawodawca przewidział rozwiązanie przejściowe dla podatników o niewielkiej wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami. Do 31 grudnia 2026 r. mogą oni wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu, nie przekracza 10 000 zł. Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż udokumentowaną fakturami, które bez tego rozwiązania należałoby wystawić w KSeF.
Oznacza to, że przedsiębiorca spełniający wskazany warunek może w okresie przejściowym wystawiać faktury poza systemem, na zasadach określonych w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.
Przekroczenie limitu 10 000 zł w trakcie miesiąca powoduje utratę możliwości korzystania z wyłączenia już od faktury, którą limit przekroczono.
Od 1 stycznia 2027 r. wyłączenie to przestanie obowiązywać. W konsekwencji przedsiębiorcy, którzy dotychczas wystawiali faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, będą musieli dostosować sposób fakturowania do nowych wymogów.
Przykład:
Przedsiębiorca prowadzący niewielką działalność usługową wystawia w każdym miesiącu faktury na rzecz innych przedsiębiorców na łączną kwotę 6000 zł brutto. Faktury te, poza czasowym wyłączeniem związanym z limitem 10 000 zł, podlegałyby obowiązkowi wystawienia w KSeF. Ponieważ nie przekracza miesięcznego limitu 10 000 zł, może do 31 grudnia 2026 r. wystawiać te faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. będzie jednak zobowiązany do wystawiania ich w KSeF, niezależnie od wartości sprzedaży, o ile nie znajdą zastosowania inne wyłączenia przewidziane w przepisach.
Czy obowiązek obejmie przedsiębiorców zwolnionych z VAT?
Obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT. Samo korzystanie ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT nie wyłącza obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Należy jednak uwzględnić ustawowe i wykonawcze wyłączenia dotyczące określonych podatników lub transakcji.
Należy odróżnić obowiązek wystawiania faktur w KSeF od samego obowiązku dokumentowania sprzedaży fakturą. Wprowadzenie KSeF nie oznacza, że każda sprzedaż dokonana przez przedsiębiorcę musi zostać udokumentowana fakturą.
Przykład:
Przedsiębiorca zwolniony podmiotowo z VAT, świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie będzie zobowiązany do wystawiania faktury z tytułu każdej wykonanej usługi wyłącznie z powodu zakończenia okresu przejściowego dotyczącego KSeF. Jeżeli wystawi fakturę konsumentowi, nadal będzie mógł wystawić ją poza systemem.
Faktury dla konsumentów nadal poza obowiązkowym KSeF
Istotne znaczenie dla najmniejszych przedsiębiorców ma sposób dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Faktury wystawiane na rzecz takich osób nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Przedsiębiorca może jednak dobrowolnie wystawić taką fakturę w systemie.
Przykład:
Osoba prowadząca działalność usługową, która wystawia faktury zarówno przedsiębiorcom, jak i klientom indywidualnym, będzie zobowiązana do stosowania KSeF w odniesieniu do faktur objętych obowiązkowym e-fakturowaniem. Natomiast faktury wystawiane konsumentom będzie mogła nadal wystawiać poza systemem.
Obowiązek KSeF nie znosi obowiązków dotyczących kas rejestrujących, a szczególne zasady wystawiania faktur przy ich użyciu należy rozpatrywać odrębnie.
Jak najmniejszy przedsiębiorca może przygotować się do wystawiania faktur w KSeF?
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia umożliwiające wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, w tym Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację Mobilną KSeF.
Przed rozpoczęciem obowiązkowego fakturowania warto przede wszystkim zapewnić sobie dostęp do systemu, wybrać sposób wystawiania faktur oraz ustalić zasady przekazywania dokumentów do księgowości.
Kary za naruszenia obowiązków związanych z KSeF – projekt przewiduje odroczenie do końca 2027 r.
Ważną informacją dla przedsiębiorców jest przyjęcie przez Radę Ministrów projektu ustawy przewidującego przedłużenie okresu niestosowania kar pieniężnych za nieprawidłowości związane z korzystaniem z KSeF. Zgodnie z projektem, stosowanie kar pieniężnych za naruszenie obowiązków związanych z wystawianiem faktur w KSeF miałoby zostać odroczone do 1 stycznia 2028 r. Oznacza to, że kary te nie byłyby nakładane jeszcze przez cały 2027 r. Rozwiązanie to ma szczególne znaczenie dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy dopiero od początku 2027 r. będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Planowane odroczenie kar może ułatwić im dostosowanie procedur oraz wyeliminowanie błędów technicznych związanych z obsługą systemu. Przesunięcie tego terminu wymaga jednak uchwalenia i ogłoszenia nowelizacji.
Co istotne, brak szczególnych kar pieniężnych za naruszenie obowiązków związanych z KSeF nie oznacza zwolnienia z obowiązku prawidłowego wystawiania faktur i rozliczania VAT.
Planowane odroczenie kar do końca 2027 r. może ułatwić wdrożenie systemu, ale nie powinno być traktowane jako możliwość dalszego wystawiania faktur poza KSeF. Przedsiębiorcy powinni zatem wykorzystać ostatnie miesiące 2026 r. na przygotowanie odpowiednich narzędzi oraz organizacji obiegu dokumentów.
Podstawa prawna:
Komentarze