Czy faktura wystawiona poza KSeF przez kontrahenta zobowiązanego do korzystania z systemu pozbawia nabywcę prawa do odliczenia VAT — i jaki przepis to reguluje?
Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF przez podatnika zobowiązanego do korzystania z systemu co do zasady nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, o ile spełnione są materialne warunki odliczenia oraz nie zachodzi żadna z negatywnych przesłanek z art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.
Odpowiedź
Prawo do odliczenia VAT a forma faktury (KSeF vs poza KSeF)Komentarz do art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”) podkreśla, że w warunkach obowiązkowego KSeF faktury dostępne są w systemie dla obu stron transakcji, ale wystawienie faktury bez użycia KSeF – mimo istniejącego obowiązku – nie powoduje, że taki wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. [1] Autor wskazuje, że choć prawidłowe wystawienie faktury (papierowej, elektronicznej, ustrukturyzowanej) jest elementem spełnienia formalnych przesłanek odliczenia, to naruszenia o charakterze formalnym nie mogą co do zasady prowadzić do utraty prawa do odliczenia, gdy organy posiadają informacje pozwalające ocenić materialnoprawną poprawność transakcji.
Wyjaśnienia doktryny i interpretacji dotyczące faktur wystawionych bez użycia KSeF. W komentarzu do art. 86 ustawy o VAT zwrócono uwagę, że w interpretacjach indywidualnych dotyczących KSeF Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej konsekwentnie potwierdza, iż otrzymanie przez nabywcę faktury papierowej, PDF albo elektronicznej, która nie jest fakturą ustrukturyzowaną, mimo że sprzedawca miał obowiązek wystawić fakturę w KSeF, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, jeśli nabywca nie ma wpływu na sposób wystawienia faktury przez sprzedawcę. [1] Analogiczne stanowisko zostało szerzej rozwinięte w komentarzu do art. 86 ustawy o VAT: wystawienie faktury bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, mimo obowiązku korzystania z KSeF, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile spełnione są materialne przesłanki (związek z czynnościami opodatkowanymi, faktyczne nabycie itp.).
Komentarz do art. 86 i 88 – faktura nieustrukturyzowana zamiast ustrukturyzowanej. W komentarzu do art. 86 ustawy o VAT wskazano wprost, że podatnik, który otrzyma fakturę wystawioną w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana (np. papierowa lub „zwykła” elektroniczna), mimo że dla danej transakcji powinna być wystawiona faktura ustrukturyzowana, może realizować prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli spełnione są materialnoprawne warunki odliczenia. Taka faktura jest nadal „fakturą” w rozumieniu art. 86 ust. 2 i 10b ustawy o VAT. [2] W komentarzu do art. 88 ustawy o VAT dodatkowo podkreślono, że wystawienie faktury innej niż ustrukturyzowana – zamiast faktury ustrukturyzowanej – nie niweczy możliwości kontroli organów podatkowych, a tym samym nie może samo w sobie stanowić podstawy odmowy prawa do odliczenia, gdyż nie jest wymienione jako negatywna przesłanka w art. 88. [2][3]
Przepis regulujący warunki odliczenia i brak szczególnej sankcji KSeF po stronie nabywcy. Materialnym źródłem prawa do odliczenia VAT jest art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, określający m.in. że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz zapłat przed nabyciem. [1]. Jednocześnie katalog negatywnych przesłanek odliczenia zawarty w art. 88 ustawy o VAT (analizowany w komentarzu) nie obejmuje sytuacji, w której faktura została wystawiona poza KSeF, mimo obowiązku korzystania z systemu. W komentarzu wskazano wprost, że „wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki wymienionej w art. 88 ustawy”, co zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej DKIS z 17.10.2025 r., 0114‑KDIP1‑3.4012.751.2025.1.KAB. [2]
Konkluzja praktyczna dla nabywcy. Jeżeli nabywca otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF przez kontrahenta, który zgodnie z ustawą o VAT jest zobowiązany do korzystania z KSeF, nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT, pod warunkiem że:
transakcja jest faktycznie dokonana i związana z czynnościami opodatkowanymi nabywcy (spełnienie przesłanek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT),
faktura zawiera dane wymagane przez art. 106e ustawy o VAT w stopniu pozwalającym zidentyfikować strony, przedmiot i kwotę podatku,
nie występuje żadna negatywna przesłanka z art. 88 ustawy o VAT (np. faktura od podmiotu nieistniejącego, czynność pozorna, brak rzeczywistego nabycia). [1][3]
Naruszenie obowiązku wystawienia faktury w KSeF przez sprzedawcę jest sankcjonowane po stronie wystawcy (na gruncie przepisów fakturowych i ewentualnych sankcji VAT), ale co do zasady nie skutkuje automatyczną utratą prawa do odliczenia po stronie nabywcy.
Podsumowanie
Faktura wystawiona poza KSeF przez podatnika zobowiązanego do korzystania z systemu nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, jeżeli spełnione są materialne przesłanki odliczenia oraz nie zachodzi żadna z negatywnych przesłanek z art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. [1][2]
Kwestia ta jest regulowana ogólnymi przepisami o prawie do odliczenia w art. 86 ustawy o VAT (wraz z art. 86 ust. 2, 10b i 11), w powiązaniu z katalogiem ograniczeń art. 88 ustawy o VAT; przepisy dotyczące KSeF (m.in. art. 106na i nast. ustawy o VAT) nie wprowadzają po stronie nabywcy szczególnej sankcji w postaci utraty prawa do odliczenia z powodu wystawienia faktury poza KSeF.
Źródła
Matarewicz Jacek, [w:] Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2026, Art. 86
[w:] Bartosiewicz Adam, VAT. Komentarz, wyd. XX, WKP 2026, Art. 86
[w:] Bartosiewicz Adam, VAT. Komentarz, wyd. XX, WKP 2026, Art. 88
Komentarze