Od 1 maja 2019 r. obowiązują przepisy dotyczące kas on-line. Jak wynika z art. 111b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, Minister Finansów może określić, w drodze rozporządzenia, grupy podatników lub rodzaje czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Minister Finansów na stronie internetowej RCL udostępnił projekt rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.
Cel rozporządzenia
W projekcie udostępnionym przez MF proponuje się wprowadzenie możliwości stosowania przez podatników kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz określa wymagania techniczne dla kas mających postać oprogramowania oraz sposób ich używania.
Rozporządzenie to ma określać:
1) grupy podatników, w odniesieniu do których możliwe będzie używanie kas,
2) wymagania techniczne kas,
3) sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu tych kas.
Rozporządzenie wprowadza słownik pojęć i podział na rodzaje kas ze względu na przeznaczenie oraz na sposób ewidencji sprzedaży. W § 2 określa się pojęcia użyte w rozporządzeniu, np. "algorytm weryfikujący", "baza danych kasy", "suma kontrolna", paragon fiskalny (przez który rozumieć się będzie dokument fiskalny wystawiony przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży), czy paragon fiskalny anulowany (dokument fiskalny wystawiony przez kasę, potwierdzający niewykonanie rozpoczętej sprzedaży).
Kasy mające postać oprogramowania będą mogły być używane zarówno przez podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych.
Wymagania techniczne kas
W § 4 omawianego rozporządzenia będą określone wymagania ogólne dla kas mających postać oprogramowania. Kasa ma posiadać certyfikat kasy wystawiony przez producenta danej kasy. Producent będzie przydzielał danej kasie certyfikat kasy poprzez wprowadzenie certyfikatu kasy do kasy.
Ponadto projekt rozporządzenia zawiera regulacje dotyczące prowadzenia przez Szefa KAS wykazu producentów kas posiadających zarejestrowany certyfikat producenta danej kasy.
Wprowadzono podział na rodzaje kas ze względu na przeznaczenie oraz sposób ewidencji sprzedaży. Kasy będzie dzieliło się na następujące kategorie:
1) kasy ogólne - kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji,
2) kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które będą uwzględniały szczególne ich zastosowanie i będą odpowiadały szczególnym wymaganiom technicznym określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży określonych towarów i usług, obejmujące kasy przeznaczone dla taksówkarzy, aptekarzy, kasy biletowe, kasy rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie, kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży w wolnych obszarach celnych lub składach celnych, kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży.
Sposób używania kas
Zgodnie z § 9 ust. 1 projektu rozporządzenia podatnicy będą prowadzić ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej z VAT, przy użyciu kas, które spełniają wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 oraz zapewniają połączenie z drukarką i posiadają ważny certyfikat producenta danej kasy. W projektowanych przepisach § 9 ust. 2-5 rozporządzenia zawarto natomiast regulacje w zakresie zwrotów towarów i uznanych reklamacji i sposobu postępowania przy wystąpieniu oczywistej omyłki.
W § 16 projektu rozporządzenia wskazano przepisy dotyczące przypadku wystawiania dokumentów przez kasy w postaci innej niż wydruk. W sytuacji prowadzenia przez podatnika ewidencji sprzedaży przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub świadczenia usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługi, wskazano, że podatnik będzie mógł nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewni nabywcy zapoznanie się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów lub świadczenia usług.
Natomiast w § 17 projektu rozporządzenia wprowadzono regulację, zgodnie z którą podatnik przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji będzie zobowiązany dokonać fiskalizacji kasy, zapewniając dostęp do sieci telekomunikacyjnej i przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. Proces fiskalizacji będzie odbywał się automatycznie.
Bezpośrednio po fiskalizacji podatnik będzie musiał zapewnić pobór i zapis w bazie danych kasy harmonogramu przesyłania danych. Podatnik nie będzie miał możliwości fiskalizacji kolejnej kasy w oparciu o używany już certyfikat kasy. Ponadto w przypadku przerwania fiskalizacji z powodu braku połączenia z CRK podatnik będzie musiał zapewnić dokonanie ponownego uruchomienia fiskalizacji.
Zaś w § 20 projektu rozporządzenia wymieniono dokumenty, jakie będzie wystawiał podatnik prowadząc ewidencję sprzedaży przy użyciu kas (patrz poniżej).
W przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik będzie dokonywał tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który będzie zawierać blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie "DO ZAPŁATY" lub "DO ZWROTU" lub "CENA" wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.
Natomiast w przypadku zakończenia używania kas z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik będzie musiał:
* wystawić raport fiskalny dobowy,
* wystawić raport fiskalny rozliczeniowy lub łączny raport fiskalny rozliczeniowy i przesłać do Centralnego Repozytorium Kas informację o przejściu kasy w tryb tylko do odczytu,
* sporządzić i złożyć do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia.
W przypadku zakończenia używania kas podatnik będzie musiał zapewnić odczyt i zapis danych z kasy na zewnętrzny nośnik danych. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym, podatnik nie będzie mógł prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.
Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy, będą wystawiać:
- paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 16 (dotyczy kas umieszczanych w urządzeniach do sprzedaży automatycznej),
- raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,
- raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
- raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
- raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
- łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
- łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
- raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,
- dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.