Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych

1. Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej przechowywania. W tym samym czasie zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym). Zastąpiło ono poprzednie rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy. Nowe rozporządzenie dokumentacyjne wprowadziło istotne zmiany m.in. w zakresie prowadzenia i podziału akt osobowych (z uwzględnieniem regulacji przejściowych). Określiło też sposób wykonania niektórych obowiązków dokumentacyjnych przez pracodawcę oraz sposób prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej.

Akta osobowe w czterech częściach

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe składają się z czterech części (powiększyły się o część D) obejmujące dokumenty dotyczące:

* ubiegania się o zatrudnienie (A),

* nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (B),

* rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (C),

* odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej (D).

Rozporządzenie dokumentacyjne utrzymało obowiązującą od lat zasadę, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Nowym rozwiązaniem jest możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie, którym przyporządkowane są odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku zasada przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentów dotyczy każdej z takich części. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, powinny być obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W częściach od B do D akt wykaz dokumentów przechowywanych w danej części jest otwarty, tj. nie jest wykluczone umieszczenie w tych częściach dokumentów innych niż wymienione w rozporządzeniu dokumentacyjnym.

W większości w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są takie same dokumenty, co w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. wprowadziło jednak pewne zmiany w tym zakresie, dodając określone dokumenty w danej części akt lub przesuwając je z dotychczasowej części do innej. Przykładowo, od 1 stycznia br. w części A akt przechowuje się skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich uzyskanych w poprzednim zatrudnieniu i przedkładanych nowemu pracodawcy dla potrzeb zwolnienia z badań wstępnych.

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł.

Rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało zakres dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz określiło procedurę wydawania kopii dokumentów pracownikowi, informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czy też zmianie postaci jej prowadzenia.

Nowe okresy przechowywania dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b K.p.). Możliwość zastosowania nowych, krótszych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy jednak od daty podjęcia zatrudnienia przez pracownika. Dziesięcioletni okres przechowywania dotyczy pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Odnosi się on również do zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., jeżeli pracodawca złożył za nich raport informacyjny ZUS RIA. Natomiast krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie dotyczą akt pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. W ich przypadku wynoszą one zawsze 50 lat.

W niektórych sytuacjach 10-letni okres przechowywania ulega przedłużeniu. Ma to miejsce w przypadku, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

* jest stroną tego postępowania; dokumentację pracowniczą przechowuje się wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p.,

* powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania; okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się wówczas o 12 miesięcy. Po jego upływie pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, na pracodawcę nałożono obowiązek poinformowania pracowników o okresie przechowywania ich dokumentacji (art. 946 K.p.). Kodeksowy wymóg przekazania informacji dotyczy pracowników zatrudnionych pod rządami nowych przepisów, tj. najwcześniej od 1 stycznia 2019 r.

2. Warunki kontynuacji akt pracowniczych

W sierpniu 2019 r. podpisaliśmy umowę o pracę z dwoma pracownikami, którzy uprzednio byli już zatrudnieni w naszym zakładzie. Z jednym z nich pierwszą umowę o pracę zawarliśmy na okres od stycznia do kwietnia 2019 r., a z drugim (zatrudnionym od 1 stycznia 2017 r.) podpisaliśmy nowa umowę w dniu następnym po zakończeniu poprzedniej. Czy w obu przypadkach możemy kontynuować dotychczasowe akta osobowe tych pracowników?

Kontynuacja dotychczasowych akt osobowych jest możliwa jedynie w przypadku pierwszego pracownika. W stosunku do drugiego jest to niedopuszczalne, z uwagi na niemożność złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS.

Pracodawca może kontynuować poprzednie akta osobowe pracownika na warunkach określonych w art. 945 K.p. Stanowi on, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem - w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Powyższa regulacja (obowiązująca od 1 stycznia 2019 r.) dotyczy wyłącznie dokumentacji pracowników zatrudnianych ponownie przez tego samego pracodawcę w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. Nie odnosi się więc do pracowników zatrudnionych w danej firmie we wcześniejszym okresie, którzy zostali ponownie przyjęci do pracy w tym samym zakładzie po 1 stycznia br. Tej grupy pracowników dotyczy art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), zwanej ustawą nowelizującą. Jak wynika z art. 9 tej ustawy, pracodawca - w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. - może kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych, jednak pod warunkiem, że:

* ponowne nawiązanie stosunku pracy nastąpi w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy,

* pracodawca skróci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika (który do 31 grudnia 2018 r. wynosił 50 lat) do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS.

Przywołany art. 9 ustawy nowelizującej dotyczy pracowników, których poprzedni stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarówno tych, których stosunek pracy rozpoczął się i zakończył w powyższym przedziale czasowym, jak i tych, którzy podjęli zatrudnienie w tym okresie i których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Wobec takich pracowników pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. Złożenie takiego raportu jest jednak niemożliwe w przypadku zawarcia kolejnego stosunku pracy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego - wówczas nie następuje wyrejestrowanie pracownika z ZUS, a to uniemożliwia złożenie wspomnianego raportu. Pracodawca musi więc w takiej sytuacji założyć nowe akta osobowe (patrz stanowisko w ramce).

3. Gromadzenie dokumentacji dotyczącej badań profilaktycznych

Do końca 2018 r. skierowania na badania lekarskie pracowników i wyniki tych badań przechowywane były w części B akt osobowych. Z obecnego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, że miejscem ich przechowywania jest również część A akt. Czy to oznacza, że dokumenty dotyczące badań profilaktycznych należy jednocześnie przechowywać w tych dwóch częściach?

NIE, choć skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne oraz orzeczenia lekarskie wydane w następstwie tych badań przechowuje się zarówno w części A, jak i B akt osobowych (a w określonym przypadku również w części C). Takie skierowania i orzeczenia dotyczą jednak badań profilaktycznych wykonywanych w odmiennych okolicznościach.

Zakres dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych określa § 3 rozporządzenia dokumentacyjnego. Pracodawca, ustalając jaki konkretnie dokument jest przechowywany w danej części akt osobowych, powinien kierować się przepisami prawnymi podanymi w nawiasach (przy nazwie danego dokumentu). W przypadku skierowań i badań gromadzonych w części A akt, rozporządzenie odwołuje się do art. 229 § 1 pkt 1 K.p. oraz art. 229 § 11 i 12 K.p. Pierwszy z przywołanych przepisów dotyczy badań wstępnych wykonywanych przy przyjmowaniu do pracy, z kolei następne - badań lekarskich wykonanych w poprzednim lub równoległym zatrudnieniu, przedkładanych nowemu pracodawcy w celu skorzystania ze zwolnienia z badań wstępnych.

W § 3 pkt 2 lit. r) rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej odesłanie dotyczy natomiast art. 229 § 1 pkt 2 K.p. i art. 229 § 2 i 5 K.p. Pierwszy przepis odnosi się do badań wstępnych wykonywanych w niektórych przypadkach przeniesienia pracownika na inne stanowisko. Drugi dotyczy badań okresowych i kontrolnych, w tym wykonywanych w związku z wystąpieniem określonych (szkodliwych) warunków pracy. Wszystkie te badania mają miejsce już w trakcie zatrudnienia u bieżącego pracodawcy i nie pokrywają się - jeżeli chodzi o sytuacje, w których są wykonywane - z badaniami, o których mowa w § 3 pkt 1 rozporządzenia. Nie można więc mówić o dublowaniu skierowań i orzeczeń lekarskich dotyczących tych badań w poszczególnych częściach akt osobowych.

4. Zmiana miejsca przechowywania dokumentów

Wielu pracowników, których zatrudniamy, to rodzice, dlatego w kadrach często składane są wnioski o udzielenie zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem do lat 14. Przechowujemy je w części B akt osobowych, podobnie jak wnioski urlopowe. Czy to prawidłowa praktyka? Ponadto, czy w karcie ewidencji czasu pracy powinniśmy zaznaczać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz wyjścia prywatne?

Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. znacznie rozszerzyło zakres dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy stała się jedynie jednym z jej elementów. Poza nią na wspomnianą dokumentację składają się określone w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wnioski, dokumenty i zgody. Należą do nich przykładowo:

* wniosek dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

* wniosek o udzielenie zwolnienia na dziecko do lat 14,

* dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy,

* oświadczenie zawierające zgodę pracownicy w ciąży na delegowanie jej poza stałe miejsce pracy.

Powyższe dokumenty, wnioski i zgody składają się, razem z ewidencją czasu pracy, na dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem do lat 14 nie należy więc przechowywać w aktach osobowych. Podobnie nie należy gromadzić w aktach osobowych wniosków urlopowych. Dotyczy to jednak tylko wniosków składanych pracodawcy od 1 stycznia 2019 r.

Dokumenty pracownicze wytworzone do 31 grudnia 2018 r. mogą być przechowywane w aktach osobowych zgodnie z przepisami poprzedniego rozporządzenia dokumentacyjnego.

Należy zasygnalizować, że wnioski urlopowe powinny być przechowywane poza aktami osobowymi oraz poza dokumentacją dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego takie wnioski wchodzą w skład innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (gromadzonej odrębnie). Na tę inną dokumentację składają się również:

* karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (§ 6 pkt 3 rozporządzenia),

* karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 pkt 4 rozporządzenia).

Stosowana przez pracodawcę, o którym mowa w pytaniu, praktyka dołączania wniosków urlopowych do akt osobowych nie ma więc - od 1 stycznia 2019 r. - podstaw prawnych. To samo dotyczy wniosków o udzielenie zwolnienia na dziecko do lat 14.

5. Przechowywanie harmonogramów w aktach osobowych

Część naszych pracowników pracuje w systemie równoważnym. W związku z tym tworzymy dla nich grafiki. Czy mamy obowiązek ich przechowywania? Jeżeli tak, to w jakiej dokumentacji?

Przepisy prawa pracy nie wprowadzają obowiązku przechowywania przez pracodawcę rozkładów (harmonogramów, grafików) czasu pracy. Dokumentacja pracownicza prowadzona jest w ramach akt osobowych oraz tzw. innej dokumentacji ze stosunku pracy. Ich zawartość określa § 3 i 6 rozporządzenia dokumentacyjnego. § 3 tego rozporządzenia dotyczy prowadzenia akt osobowych, m.in. w części B odnoszącej się do nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Natomiast § 6 rozporządzenia reguluje prowadzenie innej niż akta osobowe dokumentacji ze stosunku pracy. Obejmuje ona:

* dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, * dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, * kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, * kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Przepisy rozporządzenia określające zawartość części B akt osobowych oraz dodatkowej dokumentacji, nie wymieniają rozkładu czasu pracy (harmonogramu, grafiku) jako dokumentu, który powinien być przechowywany. Pracodawca nie ma więc formalnie takiego obowiązku, niemniej wydaje się to zasadne - dla celów dokumentacyjnych i związanych z rozliczaniem czasu pracy. Pracodawca może w tym celu utworzyć odrębny katalog (teczkę) na takie dokumenty.

6. "Nadmiarowe" dane w aktach osobowych

Zatrudniamy od lat pracowników, w związku z czym posiadamy duży zasób akt osobowych. Znajduje się w nich wiele dokumentów uzyskanych we wcześniejszych latach, zawierających dane osobowe, których obecnie pracodawca nie powinien przetwarzać. Co zrobić z takimi dokumentami? Czy mamy je usunąć z akt?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Realizacja tego obowiązku wymaga gromadzenia szeregu danych dotyczących pracownika. Ich źródłem są świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, zaświadczenia o ukończonych kursach, świadectwa szkolne i inne dokumenty uzyskiwane przez pracodawcę.

Należy podkreślić, że przetwarzanie danych osobowych, pozyskiwanych przez pracodawcę w oparciu o Kodeks pracy lub inne przepisy prawa, nie wymagało (i nie wymaga) zgody pracownika lub kandydata do pracy. Niemniej zakres tych danych, umiejscowionych w różnych dokumentach pracowniczych, jest na ogół bardzo obszerny. W świetle zmian dotyczących ochrony danych osobowych (m.in. wejścia w życie RODO) pojawiały się wątpliwości, czy pracodawcy mają prawo przechowywać dane pracownicze uzyskane na przestrzeni lat w zakresie szerszym niż dopuszczają to obecnie obowiązujące przepisy.

Podstawowym aktem prawnym, który pozwala pracodawcy na uzyskiwanie danych osobowych od kandydata na pracownika i od pracownika, jest Kodeks pracy. Zakres danych jakich może żądać pracodawca od kandydata na pracownika i od pracownika określa art. 221 K.p. Uzyskiwanie danych wykraczających poza ten zakres jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy odrębne lub osoba ubiegająca się o zatrudnienie/pracownik wyraziła na to zgodę (z wyjątkiem danych dotyczących wyroków skazujących).

Ostatnie zmiany art. 221 K.p. oraz rozporządzenia dokumentacyjnego - związane z wejściem w życie RODO i ustawy wprowadzającej RODO - generalnie zawęziły katalog danych uzyskiwanych przez pracodawcę. Pojawiło się więc pytanie, co należy zrobić, jeżeli w okresie, w którym pozyskiwano konkretne dane, pracodawca miał podstawę prawną do ich przetwarzania, a obecnie takiego umocowania prawnego już nie ma. Czy nadal można przechowywać takie dane w swoich zbiorach? Wątpliwości te rozstrzygnęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Odpowiadając na zapytanie naszego Wydawnictwa uznały, że jest to dopuszczalne, pod warunkiem że pracodawca w okresie uzyskiwania danych miał podstawę prawną do ich przetwarzania (patrz ramka).

7. Łączenie papierowej i elektronicznej formy dokumentacji

Jedną z form dokumentacji pracowniczej jest postać papierowa. Od 1 stycznia 2019 r. do szerszego użycia weszła również postać elektroniczna, uznana od tej daty za równorzędną z papierową. Pracodawcy mogą wybrać jedną z tych dwóch form prowadzenia dokumentacji. Mogą również - z pewnymi zastrzeżeniami - łączyć obie te formy w ramach jednego zbioru dokumentów.

Nowy układ dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie dokumentacyjne. Wydanie tego aktu wykonawczego powiązane było z nowelizacją Kodeksu pracy dotyczącą m.in. możliwości zmiany postaci prowadzenia akt pracowniczych. Nowe rozporządzenie istotnie zmodyfikowało zakres i zasady prowadzenia oraz podziału akt osobowych, powiększając je m.in. o dodatkową część (D), dotyczącą odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.

Od 1 stycznia br. pracodawca ma możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie. Są one przyporządkowane odpowiednio numerom A1, B1, C1 i kolejnym. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, są obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Nadal aktualna pozostaje zasada, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów.

Aktualne rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało pozostałą dokumentację pracowniczą. Oprócz klasycznej ewidencji czasu pracy obejmuje ona różne wnioski, oświadczenia i zgody pracownika, jak też dokumenty związane z udzielaniem urlopu wypoczynkowego, wypłatą wynagrodzenia czy przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Dwie formy dokumentów

Pracodawca może przechowywać całość dokumentacji w wersji papierowej lub elektronicznej - według swojego wyboru. Dokumentacja ta jest jednak podzielona według jej rodzaju - w aktach osobowych podział ten wyraża się poprzez wprowadzenie czterech części akt, wyodrębnionych tematycznie. Pozostała dokumentacja również jest podzielona: na związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz na inne dokumenty. Pojawia się pytanie, czy w ramach poszczególnych części akt można zastosować postać papierową i elektroniczną dokumentu, np. część A akt przechowywać w wersji papierowej, a pozostałe części w postaci elektronicznej. To samo pytanie może się pojawić przy pozostałej dokumentacji pracowniczej, jak też w odniesieniu do zawartości wyodrębnionych tematycznie części tej dokumentacji.

Przepisy rozporządzenia dokumentacyjnego nie dają odpowiedzi na powyższe pytania. Zawarte w nich kwestie były jednak przedmiotem opinii resortu pracy. W odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa uznał on, że poszczególne części dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i innej), mogą być tworzone i przechowywane w różnej formie. Taka dowolność nie jest już jednak możliwa w odniesieniu do pojedynczych dokumentów w danej części (patrz: stanowisko w ramce i przykład).

Zmiana formy z informacją

W razie zmiany dotychczasowej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek powiadomić o tym fakcie pracowników (art. 949 K.p.). Pracodawca informuje ich o:

* zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (jej części),

* możliwości odbioru poprzedniej postaci wskazanej dokumentacji, w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji w powyższym terminie, pracodawca może ją zniszczyć.

W razie śmierci pracownika lub byłego pracownika, poprzednią postać dokumentacji pracowniczej mogą odebrać niektórzy członkowie rodziny zmarłego, m.in.: dzieci własne, drugiego małżonka lub przysposobione, małżonek (wdowa lub wdowiec) lub rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

8. Miejsce przechowywania kopii zaświadczenia o zarobkach

Pracownicy składają czasami wnioski o wydanie zaświadczenia o zarobkach, dla ZUS lub banku. Czy mamy obowiązek przechowywać kserokopie tych zaświadczeń w aktach osobowych? Jeżeli tak, to w jakiej ich części?

Zaświadczenia o zarobkach mogą być wydawane w różnych celach. W praktyce najczęściej spotyka się przypadki wydawania wspomnianego zaświadczenia dla potrzeb ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych lub w celu przedłożenia w banku lub innej instytucji finansowej.

Forma zaświadczeń pierwszego rodzaju - przedkładanych dla celów emerytalno-rentowych w ZUS - jest sformalizowana. Zaświadczenie to obecnie wydawane jest na formularzu ERP-7 (uprzednio ZUS Rp-7). Sposób wystawiania zaświadczeń drugiego rodzaju, tj. dla banku czy innych instytucji, nie jest unormowany. W tym zakresie pracodawcy stosują własne wzory zaświadczeń, według przyjętej praktyki i w nawiązaniu do oczekiwań instytucji wymagającej zaświadczenia. Niezależnie jednak od tego, z którym rodzajem zaświadczenia mamy do czynienia, przepisy nie wprowadzają obowiązku przechowywania jego kopii przez pracodawcę.

Wspomniane w pytaniu zaświadczenie na druku ERP-7 jest jedynie formą poświadczenia niektórych danych zgromadzonych w dokumentacji płacowej. Dokumentację tę, jako niezbędną dla celów emerytalno-rentowych, należy przechowywać przez okresy wskazane w art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Obowiązku przechowywania nie ma już jednak w odniesieniu do zaświadczeń o zarobkach wystawianych na podstawie dokumentacji płacowej.

Tak samo wygląda sytuacja w przypadku zaświadczeń wydawanych do innych celów niż emerytalno-rentowe. Przepisy prawa pracy nie regulują wydawania takich zaświadczeń, a co za tym idzie, również kwestii ich przechowywania. Naszym zdaniem dopuszczalne jest przechowywanie przez pracodawcę kopii tych zaświadczeń (zarówno tych wystawionych na druku ERP-7, jak i innych) dla celów dowodowych.

Katalog dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych ma charakter otwarty, dlatego nie jest wykluczone przechowywanie omawianych zaświadczeń w tej części akt. Innym rozwiązaniem może być założenie odrębnej dokumentacji (teczki) dla takich zaświadczeń. Wydaje się to zasadne, zwłaszcza w przypadku druku ERP-7, który wydawany jest raczej dla celów ubezpieczeniowych, a nie pracowniczych.

9. Przechowywanie dokumentów legalizujących pracę cudzoziemca

Zatrudniamy pracownika z Ukrainy. Dysponujemy więc rejestrowanym w urzędzie pracy oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi z kopią paszportu i wizy. Czy wskazane dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika?

TAK. Pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych pracownika-cudzoziemca dokumenty legalizujące jego pracę i pobyt (powinny to być kopie) oraz kopię paszportu.

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca prowadzi i przechowuje jego akta osobowe na takich samych zasadach, jak w przypadku polskich pracowników. Zakres gromadzonej dokumentacji różni się jednak ze względu na procedury legalizujące pobyt i pracę cudzoziemca. Do świadczenia pracy w Polsce konieczne jest bowiem posiadanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub zezwolenie na pracę bądź pracę sezonową, a także ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do wjazdu i pobytu w Polsce. Wynika to m.in. z art. 88p ust. 1 i art. 88z ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1265 ze zm.).

Podmiot powierzający pracę ma obowiązek zażądać od obcokrajowca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski.

W przypadku pracodawcy zatrudniającego obywatela Ukrainy dokumentami legalizującymi pobyt cudzoziemca są wizy i decyzje wojewody zezwalające na pobyt czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu wykonywania pracy oraz karta pobytu. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii tych dokumentów przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. Obowiązek ten wynika z art. 2 i 3 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r. poz. 769). Przepisy te nie wskazują miejsca przechowywania kopii tych dokumentów, stąd - w razie zawarcia umowy o pracę - powinny one zostać umieszczone w aktach osobowych pracownika.

Pracodawca dysponuje kopią paszportu zatrudnianego cudzoziemca, gdyż to on występuje o wydanie jednego z trzech dokumentów legalizujących pracę tej osoby w Polsce. Ma w związku z tym obowiązek dołączenia kopii wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży do składanego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a także wniosku o zezwolenie na pracę/pracę sezonową. Stanowi o tym § 7 ust. 1 pkt 4, ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca... (Dz. U. z 2017 r. poz. 2345).

Jeśli Czytelnik przechowuje w aktach osobowych oryginały dokumentów, to powinien je zastąpić kopiami, a oryginały zwrócić pracownikowi. Nie ma natomiast potrzeby kopiowania zezwolenia na pracę i pracę sezonową w celu ich umieszczenia w aktach osobowych. Te dokumenty są wydawane w trzech egzemplarzach, tj. jeden dla urzędu, jeden dla cudzoziemca oraz jeden dla pracodawcy.

10. Wniosek o ruchomy czas pracy poza aktami osobowymi

Pracownik złożył wniosek o wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy. Do tej pory przechowywaliśmy takie wnioski w części B akt osobowych. Czy nadal takie wnioski powinniśmy gromadzić w tej części akt?

W odniesieniu do wniosków składanych od 1 stycznia 2019 r. nie ma już takiego obowiązku. Jak wynika z § 6 pkt 1 lit. b) rozporządzenia dokumentacyjnego, wspomniane w pytaniu wnioski powinny być przechowywane w ramach dokumentacji dotyczącej ewidencjowania czasu pracy. Akta osobowe nie są odpowiednim miejscem na ich gromadzenie, tym bardziej, że w § 3 rozporządzenia dokumentacyjnego, określającym, jakie dokumenty należy składać m.in. w części B akt, nie ma mowy o takich wnioskach.

Należy zaznaczyć, że wnioski te mogą być nadal przechowywane w części B akt osobowych, jeżeli zostały zgromadzone do 31 grudnia 2018 r. (co wynika z § 20 rozporządzenia dokumentacyjnego). Pracodawca może stosować wobec takich "starych" wniosków obowiązujące do końca 2018 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Nie przewidywało ono gromadzenia wniosków o ruchomy rozkład czasu pracy w części B akt osobowych (były tam składane wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy), ale też nie zawierało regulacji wskazującej, gdzie konkretnie wnioski te mają być umieszczane. W praktyce pracodawcy często przechowywali je właśnie w części B akt osobowych, korzystając z tego, że wykaz dokumentów składających się na tę część akt miał charakter otwarty. W przypadku takich wniosków pracodawcy nie muszą teraz zmieniać ich lokalizacji, natomiast wnioski składane od 1 stycznia 2019 r. podlegają w całości nowym przepisom.

11. Dokumentacja dotycząca zajęcia wynagrodzenia

Otrzymaliśmy pismo o zajęciu wynagrodzenia pracownika na poczet należności niealimentacyjnych. Czy kopia tego pisma (oraz oświadczenie pracownika o odbiorze wynagrodzenia płatnego w gotówce) powinna być przechowywana w aktach pracowniczych?

Raczej nie. Z przepisów rozporządzenia dokumentacyjnego wynika jedynie, że w części C akt osobowych, dotyczącej rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, należy umieścić potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

Rozporządzenie dokumentacyjne nie reguluje tego, w jaki sposób i gdzie umieszczać dokumenty dotyczące zajęć komorniczych trwających podczas istnienia stosunku pracy. Z uwagi jednak na to, że egzekucja powoduje potrącenia z wynagrodzenia wydaje się, że właściwym miejscem do przechowywania pism o zajęciu tego wynagrodzenia będzie inna dokumentacja ze stosunku pracy, o której mowa w § 6 rozporządzenia dokumentacyjnego. Konkretnie chodzi tu o dokumentację dotyczącą wypłat wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń.

Jeżeli chodzi o oświadczenie pracownika wspomniane w pytaniu, to należy zauważyć, że zgodnie z § 6 pkt 3 rozporządzenia dokumentacyjnego, inna dokumentacja pracownicza w zakresie wynagrodzenia zawiera jedynie:

* kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

* wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Tylko te dokumenty powinny być obowiązkowo przechowywane. Nie ma natomiast takiego wymogu odnośnie oświadczenia pracownika o odbiorze wynagrodzenia. Pracodawca może te oświadczenia przechowywać (dla celów dowodowych) w odrębnym segregatorze.

12. Kontynuacja akt osobowych pracownika przejętego przez innego pracodawcę

Kilka lat temu pracownik naszej firmy został przejęty przez innego pracodawcę. W lipcu br. został zwolniony z tamtej firmy i będzie ponownie zatrudniony w naszym zakładzie. Czy możemy kontynuować dotychczasowe akta osobowe tego pracownika i czy konieczne jest ponowne wypełnienie przez niego kwestionariuszy dla kandydata na pracownika i dla pracownika?

Na etapie rekrutacji i zatrudnienia kandydat na pracownika, a później pracownik może wypełnić odpowiednie kwestionariusze osobowe. Nie jest to jednak obowiązkowe.

Odnosząc się do sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zaznaczyć, że w przypadku przejęcia pracownika przez innego pracodawcę w trybie art. 231 K.p., dokumentacja pracownicza przejmowanego pracownika powinna zostać przekazana do nowego zakładu pracy razem z tym pracownikiem. Ta zasada obowiązywała zarówno pod rządami obowiązującego do 31 grudnia 2018 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (...), jak i obecnie. Zgodnie bowiem z § 7 rozporządzenia dokumentacyjnego, w przypadku przejęcia pracownika w trybie art. 231 K.p. (albo na podstawie odrębnych przepisów przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy), dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.

Z przywołanych regulacji wynika, że w przedstawionej sprawie akta osobowe pracownika wspomnianego w pytaniu powinny zostać przekazane do firmy, która go przejęła. W takim przypadku pracodawca przekazujący powinien obecnie założyć nowe akta osobowe. Jeżeli natomiast w przedstawionej sprawie akta osobowe, wbrew przepisom, nie zostały przekazane do pracodawcy przejmującego, to, zdaniem redakcji, zastosowanie znajdą regulacje określające warunki kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (przykład). Kwestii tej dotyczy art. 945 K.p. oraz art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt... (Dz. U. z 2018 r. poz. 357). Pierwszy z tych przepisów dotyczy dokumentacji ze stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r., drugi okresów wcześniejszych.

13. Potwierdzenie dokumentacji za zgodność z oryginałem

W aktach osobowych pracownika powinny znajdować się odpisy lub kopie dokumentów potwierdzone przez pracodawcę. Czy w celu potwierdzenia dokumentu za zgodność, powinniśmy otrzymać do wglądu jego oryginał, czy też wystarczy potwierdzenie zgodności z kopią?

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych - prowadzonych w wersji papierowej lub elektronicznej - odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do zatrudnienia lub pracownika. Powinny być one poświadczone przez pracodawcę (lub osobę przez niego upoważnioną) za zgodność z przedłożonym dokumentem, a nie z oryginałem. Podobnie jest w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, co wynika z § 11 rozporządzenia dokumentacyjnego. Stanowi on, że w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument papierowy, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Definicję dokumentu definiuje art. 773 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145). Zgodnie z tym przepisem, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może to więc być zapisana kartka papieru, wiadomość SMS, MMS lub e-mail. Treść dokumentu może zostać utrwalona na dowolnym nośniku. Problematyczna może się jednak okazać dostarczona przez kandydata lub pracownika kserokopia dokumentu. Zdaniem Sądu Okręgowego w Łodzi w wyroku z dnia 21 czerwca 2017 r., sygn. akt III Ca 842/17, przez dokument rozumie się jego oryginał. Zwykła odbitka ksero (to jest odbitka niepotwierdzona, niestanowiąca dokumentu) nie może zastąpić dokumentu, na którego bazie powstała. W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca zażąda przedstawienia dokumentu, to należy mu dostarczyć jego oryginał albo poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zauważyć, że zgodnie z art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), jeżeli dokument znajduje się w aktach organu administracyjnego, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Natomiast w myśl art. 129 § 2 K.p.c., zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis, jeśli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej. Podstawa prawna- Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)