Od 1 lipca 2018 r. wszyscy podatnicy, którzy prowadzą księgi podatkowe i wytwarzają dowody księgowe w formie elektronicznej mają obowiązek przekazywania, m. in. struktur JPK_FA na żądanie organów podatkowych. Może to dotyczyć podatników VAT, wobec których prowadzone jest postępowanie podatkowe, czynności sprawdzające, kontrola podatkowa lub kontrola celno-skarbowa.
1. Faktury dokumentujące sprzedaż
Struktura logiczna JPK_FA służy do raportowania wyłącznie faktur sprzedaży. Wobec tego dotyczy m.in. faktur, faktur korygujących, faktur dokumentujących otrzymanie zapłaty, a także faktur wystawionych na podstawie rozporządzenia w sprawie faktur. W strukturze tej nie są natomiast raportowane faktury VAT RR czy inne dowody sprzedaży określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.).
Z kolei faktury walutowe w plikach JPK_FA przygotowywane są odrębnie dla każdej waluty, tj.:
· w nagłówku pliku w elemencie "DomyślnyKodWaluty" należy wskazać odpowiedni kod
· waluty obcej,
· w sekcji FakturaWiersz (pola P_9A i P_11) należy ująć dane w walucie obcej,
· w sekcji Faktura (pola P_13-P_15) należy ująć dane w PLN.
W pliku JPK_FA wartości walutowe należy przeliczać na złote zgodnie z zasadami określonymi w art. 31a ust. 1 ustawy o VAT.
Należy zaznaczyć, iż w pliku tym ujmowane są wyłącznie faktury sprzedaży podatnika, do którego zostało skierowane żądanie przekazania tych faktur. Faktury wystawione za pomocą programów komputerowych w imieniu innego podatnika VAT (w ramach samofakturowania) powinny być dostępne i przekazane w formie pliku JPK_FA temu podatnikowi, jeśli organ podatkowy zwróci się do niego z żądaniem dostarczenia jego faktur sprzedaży.
W tym miejscu warto nadmienić, że nasza redakcja zwróciła się do Ministerstwa Finansów o wyjaśnienie, czy istnieje możliwość przygotowania pliku JPK_FA przez zagranicznego nabywcę. W dniu 5 marca 2019 r. udzielono odpowiedzi, iż w przypadku wystawienia przez kontrahenta faktur za pomocą programu komputerowego (w ramach samofakturowania), kwestie dostępności faktur w formacie pliku JPK_FA powinny być elementem umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Jednocześnie w odpowiedzi tej czytamy: "(...) Kontrahent zagraniczny powinien dostosować swoje programy (systemy) komputerowe do tworzenia elektronicznej postaci faktur zgodnej z obowiązującą strukturą. Jeśli faktury zostały wystawione przez kontrahenta w imieniu i na rzecz podatnika (dostawcy) za pomocą programu komputerowego, zgodnie z Ordynacją podatkową mogą być przedmiotem żądania organu podatkowego. Odpowiedzialność za nieprzekazanie danych w formie pliku JPK_FA spoczywa na podatniku, do którego kierowane jest żądanie organu podatkowego (podkreślenie redakcji). (...)."
2. Struktura jednolitego pliku dla faktur
Ministerstwo Finansów na stronie internetowej (www.gov.pl) opublikowało nową wersję jednolitego pliku kontrolnego dla faktur (JPK_FA), dokumentację struktury w formacie pdf oraz broszurę informacyjną. Nowa wersja struktury JPK_FA (2) będzie obowiązywać od 1 lipca 2019 r.
W porównaniu do wersji JPK_FA (1) wprowadzone zmiany polegają m. in. na tym, że:
· pole "OkresFaKorygowanej" zmieniono z wymaganego na opcjonalny,
· w polu P_12 listę stawek uzupełniono o elementy "4" - stawka 4%, "np" - niepodlegające opodatkowaniu, "oo" - odwrotne obciążenie,
· w polu "RodzajFaktury, z listy rozwijalnej usunięto oznaczenie "POZ - pozostałe"; w opisie skrótu ZAL dodano wyrazy "oraz faktura końcowa",
· w polu 13_4 wprowadzono nową treść opisu "Suma wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną trzecią - procedura odwrotnego obciążenia, dla której podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy VAT oraz dla stawki 4% w przypadku ryczałtu dla taksówek osobowych".
Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej zaznaczyło ponadto, że organ podatkowy może wystąpić z żądaniem do podatnika VAT, przekazania pliku JPK_FA, wyznaczając przynajmniej 3-dniowy termin na jego udostępnienie. W uzasadnionych przypadkach, np. z uwagi na dużą ilość danych, bądź nieobecność osoby odpowiedzialnej, podatnik VAT może zwrócić się do organu podatkowego o wydłużenie wskazanego w wezwaniu terminu. Pozwoli to, jak wskazano w broszurze, na uniknięcie konsekwencji w przypadku niedostarczenia plików w wyznaczonym terminie.
Uwaga
Podatnik, który bezzasadnie odmówi przekazania informacji podatkowej JPK_FA lub nie uczyni tego w wyznaczonym terminie, naraża się na karę porządkową w wysokości do 2.800 zł
Pliki JPK_FA można przekazać na informatycznych nośnikach danych, np. na pendrivie, karcie pamięci, płycie CD/DVD lub innym nośniku danych.
3. Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów w zakresie JPK_FA
Ministerstwo Finansów w ww. broszurze informacyjnej wyjaśniło także niektóre wątpliwości dotyczące obowiązków w zakresie składania JPK_FA. Poniżej przedstawiamy wybrane odpowiedzi resortu finansów dotyczące tego zagadnienia.
Co zrobić, gdy program do wystawiania faktur nie tworzy pliku JPK_FA?
Jeśli faktury wystawiane są za pomocą programu komputerowego, w tym również za pomocą arkusza kalkulacyjnego, powinien on również wytwarzać plik JPK_FA. Jeśli program nie ma takiej funkcji, powinien zostać zaktualizowany. Należy jednak zaznaczyć, że ani Ordynacja podatkowa ani inne ustawy nie wprowadzają obowiązku wystawiania faktur za pomocą programów komputerowych.
Czy w przypadku funkcjonowania odrębnych systemów informatycznych do generowania faktur można wysłać informacje zawarte w więcej niż jednym pliku JPK_FA?
Tak, można przygotować i przekazać pliki JPK_FA osobno z każdego systemu.
Według jakich kryteriów organ podatkowy będzie żądać przesłania pliku JPK_FA: daty wystawienia, sprzedaży, obowiązku VAT, waluty, odbiorcy? Czy okres, którego będzie dotyczył plik będzie zawsze okresem miesięcznym, czy może być dowolny?
Organ podatkowy będzie żądał przekazania pliku JPK_FA, co do zasady, wg zakresu kontroli oraz kryteriów dostępnych w systemie fakturującym, np. data wystawienia, sprzedaży, obowiązku VAT, wg waluty czy kontrahenta. Okres, którego będzie dotyczył plik również będzie uzależniony od okresu objętego kontrolą.
Czy plik JPK_FA ma być zgodny z deklaracją VAT, księgami rachunkowymi, innymi zestawieniami?
Plik JPK_FA nie musi być zgodny z deklaracją VAT. Natomiast faktury, które są zawarte w pliku powinny znaleźć odzwierciedlenie w zapisach ksiąg podatkowych i ewidencji.
W jakich pozycjach w strukturze JPK_FA należy wykazać takie transakcje jak: eksport towarów, WDT, odwrotne obciążenie i transakcje niepodlegające opodatkowaniu?
W strukturze JPK_FA, transakcje eksportu towarów oraz WDT należy wykazać w polu P_13_6. Procedurę odwrotnego obciążenia, dla której podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy VAT należy ująć w polach P_13_4 i P_14_4, natomiast transakcje dostawy towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju należy ująć w polach P_13_5 i P_14_5, przy czym w tych przypadkach pola P_14_4 i P_14_5 należy wypełnić wartościami zerowymi.
W jaki sposób zaprezentować numery faktur korygowanych, jeśli korekta dotyczy dużej liczby tych faktur?
W przypadku dużej ilości faktur korygowanych możliwe jest podanie numeru wewnętrznego dowodu zbiorczego, na podstawie którego będzie możliwe ustalenie numerów wszystkich faktur korygowanych. Może to być załącznik do faktury, który generowany jest poza systemem. Dokument taki powinien być dostępny na potrzeby czynności sprawdzających, postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej.
Na której wersji struktury będą raportowane faktury za okres sprzed 1 lipca 2019 r.?
Od 1 lipca 2019 r. faktury wystawione przed tą datą będą raportowane według wersji struktury JPK_FA (2).
Poradnik VAT