Biała lista zawiera konta podatników VAT. Są to podane przez nich administracji skarbowej bankowe rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki prowadzone dla celów działalności gospodarczej w SKOK. Sposób zgłoszenia konta zależy od statusu ewidencyjnego przedsiębiorcy.
Formularze zgłoszeniowe to: CEIDG-1, NIP-2, NIP-7, NIP-8.
Konta na liście
Biała lista ma ułatwiać weryfikację kontrahentów, dokonywanie bezpiecznych transakcji oraz zachowanie należytej staranności w biznesie. Zawiera m.in. numery kont przedsiębiorców (z wyjątkiem podmiotów, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT).
W wykazie tym zamieszcza się numery rozliczeniowych rachunków bankowych oraz imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą - wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzone przy wykorzystaniu STIR. Stanowi tak art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT. Biała lista nie zawiera rachunków osobistych (typu ROR), nawet jeżeli przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykorzystuje je w firmowych rozliczeniach. Wykaz nie obejmuje również rachunków wirtualnych. Takie konta wykorzystują jednostki otrzymujące dużą ilość płatności, np. zakłady energetyczne, spółdzielnie mieszkaniowe czy operatorzy telefonii. W ramach własnego rachunku rozliczeniowego tworzą dla każdego swojego kontrahenta (klienta) indywidualny subrachunek (rachunek wirtualny) do wpłat.
Wpłata na rachunek niewidniejący na białej liście będzie od przyszłego roku wiązała się z sankcjami podatkowymi. Dotyczyć to będzie płatności za transakcje o wartości przekraczającej 15.000 zł realizowanych pomiędzy przedsiębiorcami, gdy dostawa towarów i usług będzie dokonywana przez przedsiębiorcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny. Wydatku nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ponadto przedsiębiorca będzie odpowiadał solidarnie wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe, z tym że tylko do wysokości kwoty podatku VAT związanego z daną dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tych konsekwencji będzie można uniknąć, jeżeli w ciągu 3 dni poinformuje się urząd skarbowy o numerze rachunku spoza wykazu, na który został zlecony przelew.
Forma zgłoszenia
Na białą listę trafiają konta podane administracji skarbowej przez podatników. Warto więc sprawdzić, czy rachunki wykorzystywane do firmowych rozliczeń zostały zgłoszone, a ich wykaz jest aktualny.
Osoby wpisane w CEIDG podają konta za pośrednictwem CEIDG, na formularzu CEIDG-1, dołączając w razie potrzeby załącznik CEIDG-RB. CEIDG przekazuje zgłoszone dane do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG podają swoje rachunki na NIP-7. Zgłoszenie to składa się w urzędzie skarbowym. Podmioty podlegające wpisowi do KRS informują o swoich kontach poprzez złożenie w urzędzie skarbowym formularza NIP-8. Obowiązek informacyjny obejmuje również rachunki prowadzone na potrzeby rozliczeń podatkowych spółki cywilnej. Spółka cywilna nie może założyć własnego konta ("na siebie"). Wspólnicy spółki cywilnej będący osobami fizycznymi mogą za to posiadać wspólny rachunek bankowy. Jest to formalnie ich konto, a nie spółki cywilnej. Rachunek bankowy założony dla celów prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej należy jednak zgłosić urzędowi skarbowemu jako konto spółki cywilnej na druku NIP-2. Ten formularz stosują również inne podmioty (osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) niepodlegające wpisowi do KRS.
Przedsiębiorca może podać rachunek (rachunki) przy rejestracji działalności - w zgłoszeniu identyfikacyjnym - jeżeli go już wówczas posiada. Każdą następną informację o koncie (założeniu lub zmianie) przekazuje się poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego.
E-zgłoszenie z UPL-1
NIP-2 (zgłoszenie aktualizacyjne) oraz NIP-8 (zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne) składane przez internet muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez uprawnioną osobę posiadającą pełnomocnictwo UPL-1.
UPL-1 jest konieczne bez względu na to, kto ma podpisać zgłoszenie: reprezentant ustawowy posiadający z mocy prawa umocowanie do podpisywania firmowych dokumentów (np. prezes zarządu spółki z o.o.), czy pełnomocnik (np. pracownik działu księgowości). Formularz ten stanowi podstawę wprowadzenia danych uprawnionej osoby do systemu e-Deklaracje. UPL-1 można przekazać w formie papierowej albo elektronicznej. Formularz papierowy składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla mocodawcy w zakresie ewidencji podatników i płatników. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego przesyła się natomiast przez ePUAP Szefowi KAS.
UPL-1 nie trzeba składać w związku z przesyłaniem NIP-2 czy NIP-8, jeżeli osoba mająca podpisać zgłoszenie została wcześniej zarejestrowana na potrzeby przekazywania e-rozliczeń, np. VAT-7, PIT-11 czy CIT-8, a udzielone jej wówczas pełnomocnictwo jest ważne. Pełnomocnictwo raz złożone uprawnia, w okresie jego obowiązywania, do podpisywania wszystkich deklaracji, zeznań, informacji czy zgłoszeń przekazywanych do organów podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)