Wybór biura rachunkowego, to jedna z najważniejszych decyzji każdego Przedsiębiorcy. Czym się kierować? Gdzie szukać? Czego wymagać? To chyba najważniejsze pytania, które sobie stawiamy. W swoim artykule postaram się opisać te zagadnienia.
Podstawowe kryteria wyboru
Polecenie
Najlepiej poszukiwanie biura rachunkowego zacząć od rozpytania znajomych, którzy już korzystają z takich usług. Polecenie, to najlepsza droga do znalezienia odpowiedniego biura. Jeżeli Twoi znajomi współpracują z polecanym biurem, są zadowoleni, nie mają większych zastrzeżeń i polecają je Tobie, to jest bardzo duża szansa na to, że i Ty będziesz zadowolony z obsługi.
Możesz również posiłkować się Internetem sprawdzając wpisy i opnie zamieszczone na forach internetowych czy portalach społecznościowych. Jest wielce prawdopodobne, że trafisz na komentarze obsługiwanych przez wybrane Biuro Klientów.
Kompetencje
Przed podpisaniem umowy dowiedz się czy osoba prowadząca biuro rachunkowe i zajmujący się Twoją Firmą księgowy posiadają odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie. Jak długo Biuro istnieje na rynku.
Należy jednak pamiętać, że najczęściej największym zaufaniem cieszą się te biura, które już od wielu lat dobrze prosperują na rynku. Trzeba mieć jednak świadomość tego, że staż na rynku nie zawsze świadczy o doświadczeniu prowadzącego. Bardzo często jest tak, że księgowi po latach pracy na etacie zakładają własne biura rachunkowe. W związku z tym warto sprawdzić czy biuro, które na rynku jest stosunkowo niedawno, nie jest prowadzone przez osobę z bogatym doświadczeniem.
Polisa OC
Podczas wstępnego rozpatrywania ofert powinniśmy sprawdzić czy wybrane przez nas Biuro posiada polisę OC i w jakim zakresie.
W obecnym stanie prawnym obowiązkowym ubezpieczeniem OC objęte są tylko:
Ø prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
Ø okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
Ø wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
Ø sporządzanie sprawozdań finansowych,
Ø gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Czyli najprościej mówiąc prowadzenie ksiąg handlowych.
Poza zakresem ubezpieczenia obowiązkowego znajdują się:
Ø prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych (w tym PKPiR) i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie;
Ø sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie;
oraz takie czynności standardowo wykonywane przez biura rachunkowe jak:
Ø obsługa kadrowo
Ø obsługa płac
Ø obsługa ZUS, czyli obliczanie składek na ubezpieczenia, a także obsługa dokumentów w tym zakresie.
Wykup polisy, to spory wydatek, szczególnie jeśli jest ona rozszerzona poza zakres podstawowy, ale jest ona zabezpieczeniem przed skutkami popełnienia ewentualnych błędów. Świadczy również o tym, że właściciele biura traktują zarówno Klientów jak i odpowiedzialność za swoją pracę naprawdę poważnie.
Dlatego warto wybrać biuro, którego polisa, poza obowiązkowym OC, obejmuje również czynności nie podlegające obowiązkowemu OC. Wszak nie tylko przy prowadzeniu ksiąg handlowych mogą powstać błędy, za które, w przypadku zaistnienia takiej konieczności, będzie można domagać się odszkodowania.
Indywidualne podejście do Klienta
Wybierając biuro warto dowiedzieć się czy podchodzi się w nim indywidualnie do Klientów. W dużych biurach bardzo często, choć nie zawsze, Klient traktowany jest jak kolejne „papierki do wklepania” i nawet nie ma możliwości kontaktu z osobą, która zajmuje się dokumentami. Dlatego istotnym jest, by biuro było w stanie zapewnić jedną, konkretną osobę, która kompleksowo i indywidualnie zajmie się Twoją firmą, a tym samym będzie znała jej sprawy i z którą będzie można się kontaktować. Z pewnością będziesz miał większy komfort psychiczny wiedząc dokładnie, kto na stałe zajmuje się sprawami Twojej Firmy.
Dobrze jest też dowiedzieć się jakie firmy obsługiwane są przez biuro. Czy są to prawie wyłącznie duże spółki czy również małe działalności. Dlaczego? Ponieważ jeżeli wybrane przez Ciebie biuro rachunkowe zajmuje się obsługą tylko dużych firm, istnieje niebezpieczeństwo, że w Twojej Firmie zostaną na przykład zastosowane rozwiązania sprawdzające się czy opłacalne w dużych firmach, ale zupełnie nieopłacalne w małej firmie, takiej jak Twoja. Co za tym idzie nie będziesz obsługiwany tak dobrze jak byś tego oczekiwał.
Zakres obsługi merytorycznej i współpracy
Zanim wybierzesz Biuro rachunkowe zastanów się, jakie są Twoje oczekiwania. Musisz też zastanowić się jakie ewentualne potrzeby możesz mieć w przyszłości i czy Biuro będzie w stanie im sprostać.
Dowiedz się w jakich godzinach pracuje Biuro i czy będziesz mógł liczyć na wsparcie obsługującego Cię księgowego. Czy będzie odpowiadał na telefony i e-maile tylko w godzinach pracy, czy też w wyjątkowych sytuacjach pośpieszy z pomocą również po godzinach. Jeśli dla Ciebie ważne jest, by móc przesyłać dokumenty e-mailem, albo dzwonić czy przychodzić w nietypowych godzinach, czy to, by pracownik Biura odbierał dokumenty od Ciebie – zapytaj o to przed nawiązaniem współpracy.
Warto też dowiedzieć się czy księgowy udostępni nam przez Internet kopie faktur, zestawienia kosztów itp. Dzięki tej wiedzy będziesz mógł stwierdzić, czy biuro rzeczywiście troszczy się o wygodę Klienta i dba o szybki przepływ informacji.
Zanim nawiążesz współpracę wyjaśnij podstawowe wątpliwości:
Ø w jaki sposób będę informowany o przypadających terminach zapłaty podatków oraz składek ZUS
Ø czy biuro wyśle do mnie e-mail, sms lub zatelefonuje by przypomnieć mi o terminie płatności podatków/składek
Ø kiedy zostanę poinformowany o wysokości zobowiązań - tuż przed datą zapłaty podatku, czy otrzymam informację z wyprzedzeniem
Ø czy mogę liczyć na to, by księgowy na bieżąco monitorował moją sytuację i informował z wyprzedzeniem o prawdopodobnej wysokości podatku/straty
Ø czy te usługi są dodatkowo płatne
Ø w jakim terminie muszę przekazać dokumenty i czy mogę to uczynić elektronicznie lub listownie. Czy jest możliwość odbioru dokumentów przez pracownika Biura
Ø czy poniosę jakieś konsekwencje jeśli dostarczę dokumenty z opóźnieniem
Dobrze by Biuro miało do czynienia z branżą, w której działasz, a współpraca była tak opracowana byś mógł swój czas poświęcić na rozwój Twojej Firmy i zarabianie pieniędzy, a rozliczenia podatkowe pozostawić specjalistom.
Dowiedz się czy wybrane Biuro przesyła deklaracje elektronicznie przy użyciu programu z podpisem elektronicznym, gdyż daje to możliwość wyeliminowania i korekty wielu błędów i uniknięcia trudności ze skompletowaniem dokumentów.
Warto pamiętać, że w dzisiejszych czasach to, co w jednych biurach jest normą, w innych jest nie do pomyślenia (współpraca on-line, ruchome godziny pracy) oraz o tym, że Biuro rachunkowe, które stosuje nowoczesne metody komunikacji oszczędza Twój czas i redukuje koszty związane z dojazdem.
Dokumenty i oprogramowanie
Sprawdź gdzie będą przechowywane Twoje dokumenty. Zazwyczaj dokumenty przechowuje biuro i zwraca po zakończeniu roku obrachunkowego. Jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ Biuro odpowiada za to, by dokumenty nie zostały zniszczone czy zgubione.
Sprawdź czy biuro dysponuje legalnym oprogramowaniem i czy przeprowadza regularnie archiwizację danych. Jest to istotne, gdyż w razie awarii sprzętu/oprogramowania czy kontroli i konfiskaty dysku twardego Twoje dokumenty przechowywane wyłącznie elektronicznie mogą zostać usunięte.
Ponadto warto mieć świadomość, że oprogramowanie, które jest niskiej jakości, jest nieaktualne czy nielegalne zwiększa ryzyko powstawania błędów w obliczeniach. Częste zmiany przepisów wymagają od Biura, by oprogramowanie było stale aktualizowane.
Ochrona danych osobowych (RODO)
Sprawdź czy wybrane przez Ciebie biuro wdrożyło procedury związane z ochroną danych osobowych.
Korzystając z usług Biura rachunkowego powierzasz pracownikom Biura faktury, umowy, dokumenty pracownicze, raporty kasowe, wyciągi bankowe i inne dokumenty potwierdzające dokonywanie transakcji. Tym samym powierzasz pracownikom biura rachunkowego:
Ø dane kontrahentów
Ø dane dotyczące informacji o wielkości dokonywanych transakcji
Ø dane pracowników (w tym także dane wrażliwe, takie jak np. zwolnienia lekarskie)
Ø dane podwykonawców zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych
Korzystanie przez biuro rachunkowe z Twoich dokumentów, w których zawarte są dane osobowe, to czynność przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że Biuro podlega pod RODO i krajowe przepisy o ochronie danych osobowych i powinno podpisać z Tobą odpowiednią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Cena
Cena usługi, to sprawa traktowana przez wielu Przedsiębiorców jako najistotniejsza. Zrozumiałym jest, że każdy chce płacić jak najmniej. Jednak jak w każdej branży – również Twojej – istnieje granica opłacalności, poniżej której nie da się świadczyć usług na odpowiednim poziomie. Pamiętaj, że odpowiednie OC, szkolenia kadry, dobre oprogramowanie, obsługa na wysokim poziomie – to wszystko kosztuje. Sam wiesz najlepiej, że istnieje granica między dobrą obsługą, a niską ceną.
Dlatego z całą pewnością nie należy kierować się wyłącznie ceną. Na wysokość ceny będą miały bezpośredni wpływ te wszystkie aspekty, które opisałam powyżej.
Przed podjęciem współpracy warto jest jeszcze upewnić się czy oprócz podstawowej opłaty za usługę nie będą naliczane opłaty dodatkowe. Pamiętać należy, że najtańsze biuro, pracujące w oparciu o niższe standardy czy po uwzględnieniu opłat dodatkowych, może okazać się najdroższym Biurem rachunkowym.
Zrozumienie
Ostatnim, ale jakże ważnym, czynnikiem decydującym jest to czy rozumiesz, co księgowy do Ciebie mówi. Czy zwracając się do Ciebie mówi zrozumiale, czy tylko posługuje się językiem urzędowym z powołaniem się na akty prawne. Musisz pamiętać, że to właśnie z tym księgowym będziesz rozmawiał, będziesz zadawał pytania o możliwość stosowania ulg i odliczeń, o prawidłowość otrzymanych czy wystawianych dokumentów, czy coś można zaliczyć w koszty, jak zatrudnić pracownika i wiele, wiele innych. Na pewno chciałbyś, by jego odpowiedzi były rzeczowe, ale także zrozumiałe dla Ciebie W końcu to Ty będziesz je później stosować w praktyce. Sposób komunikacji, przekazanej wiedzy i zrozumienie Twoich potrzeb ma spowodować, że będziesz swojego księgowego darzył zaufaniem i szacunkiem.
Podsumowanie
Porównaj kilka ofert, zapytaj znajomych. Kiedy już dokonasz wyboru dokładnie zapoznaj się z zapisami umowy przed jej podpisaniem i upewnij się jakie są w niej wpisane obowiązki stron oraz zasady współpracy.
Nie wolno Ci jednak zapomnieć, że przez powierzenie swojej księgowość do Biura, nie zdejmujesz z siebie odpowiedzialności karno-skarbowej. Jeśli urząd skarbowy albo ZUS wykryje jakieś nieprawidłowości, w pierwszej kolejności nałoży mandat na Ciebie. Dlatego wybierz swoje Biuro rozsądnie i podejmij współpracę z kimś kompetentnym, odpowiedzialnym i godnym zaufania. Podpisanie umowy z dobrze wybranym Biurem, to owocna współpraca na długie lata.
Marta Kusek
KUSEK Sp. z o.o.