• Marta Kusek

Nowe rozwiązania w e-dokumentacji pracowniczej



To już mamy:


E – elektroniczne dokumenty w zatrudnieniu:

- możliwość prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych w formie

elektronicznej jako dodatkowej poza papierową – podstawą formą dokumentacji pracowniczej.


TELEPRACA

- wniosek pracownika o wykonanie pracy w formie telepracy i odpowiedź pracodawcy. Przekazywanie wyników telepracy ( art. 675, 676 § 5,6 KP)


E-korespondencja ( e-mail) dotycząca Świadectwa Pracy:

- wniosek o wydanie świadectwa pracy, który pracownik składa w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy jeśli jest ponownie zatrudniany przez tego

samego pracodawcę (art. 97 § 11 K.P )

- upoważnienie do odbioru świadectwa pracy przez osobą upoważnioną przez pracownika,

- wniosek o wydanie świadectwa pracy po zmarłym pracowniku,

- zawiadomienie pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy. ( Rozporządzenie MRPiPS z 30.12.2016r w sprawie świadectwa Pracy).


E-korespondencja z Inspekcją Pracy:

- zgłoszenie pracodawcy,

- zawiadomienie o zawarciu umowy na czas

określony dłuższej niż 33 miesiące ( art. 251 § 5 KP)


Elektroniczne ( e-mail) przekazywanie dokumentów pracownikom:

- PIT-11

- RMUA

- informacja roczna o podstawach wymiaru składek i składkach ubezpieczonego

( art. 41 ust.8 ustawy o SUS)


ZMIANY OD 01 STYCZNIA 2019r


Ustawa z dnia 10.01.2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją Dz. U. z 2018 r. poz. 357 z dnia 13.02.2018r.


Zmiany w Kodeksie Pracy

1) w art. 221 § 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania,

niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:

1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w

prawie pracy;

2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);

3) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

2) w art. 86 § 3 otrzymuje brzmienie:

"§ 3. Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.";

Art. 10. Rozporządzenia

1. Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, informuje, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:

1) podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo

2) złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

2. Pracownik podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji, o której mowa w ust. 1.

3. Jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie niniejszej stawy do dnia otrzymania przez

pracodawcę informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, albo wniosku, o którym mowa w

ust. 1 pkt 2, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca wypłaca wynagrodzenie do rąk własnych pracownika.

4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio, jeżeli pracownik nie poda informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, ani nie złoży wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.


Najważniejsze zmiany w obowiązkach pracodawcy w dziale IV rozdział 1 Kodeku Pracy:

3) art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;";

Art. 944.

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1) jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b; art. 947 stosuje się odpowiednio;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania -

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 stosuje się odpowiednio.

Art. 945.

§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Art. 946.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz

ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej

informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt

9b lub w art. 945 § 2;

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o

którym mowa w pkt 2.

Art. 947.

§ 1. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 946 pkt 2.

§ 2. W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Art. 948.

§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią

elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym

Art. 949.

§ 1. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;

2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.

§ 2. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w

terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

§ 3. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Art. 9410.

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z

art. 949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

Art. 9411.

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Art. 9412.

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika - złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.";

W art.281 KP

- Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

1) zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę,

1a) nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 251 § 4 pkt 4, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia,

2) nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy,

3) wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy,

4) stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników,

5) narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych,

6) nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,

6a) nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art.

94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,

7) pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

- podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

art. 2981 otrzymuje brzmienie:

"Art. 2981

Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,

2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,

3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3

- uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania

dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem."

„Art. 7.

1. Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się :

- art.94 pkt 9a

- prowadzenia akt osobowych w formie papierowej lub elektroniczne

- art.94 pkt.9b, z zastrzeżeniem ust. 2

- okres przechowywania akt osobowych na zasadach obowiązujących przed 01.01.2019r)

- oraz art. 948

- 9412 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą

- zasady wprowadzenia zmian w formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

- Art. 947 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio.

– o niszczeniu dokumentacji pracowniczej”

2. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.

3. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.


RAPORT INFORMACYJNY:

Art. 3.

W ustawie z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.

U. z 2017r. poz. 1778 oraz z 2018r. poz. 106 i 138) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 4:

a) po pkt 6 dodaje się pkt 6a w brzmieniu:

"6a) raport informacyjny

- zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019r., obejmujące:

a) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty

- za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999r. do dnia 31 grudnia 2018r

Raport informacyjny płatnik przekazuje :

- do ZUS po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych.

- ubezpieczonemu


Podsumowanie e-dokumentacja pracownicza:

- e-akta osobowe będą odwzorowaniem papierowej wersji.

- Pracodawcę zobowiązany będzie do zapewnienia poufności, integralności, kompletności dokumentacji elektronicznej.

Integralność - oznacza gwarancję, że treść dokumentu nie będzie mogła zostać zmieniona, chyba że jest to wymagane przepisami i jest przeprowadzone w sposób pozostawiający ślad na dokumencie

- Oprogramowanie do przechowywania dokumentów gwarantować ma bezpieczeństwo zgromadzonych na serwerze danych oraz udostępniać dokumenty

wyłącznie osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia.

- Przedsiębiorcy będą musieli dostosować narzędzia informatyczne do wymogów prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej w tym do wymogów RODO

- wszystkie dokumenty dla wszystkich zatrudnionych będą musiały mieć formę papierową lub elektroniczną.


Opr. MAGDALENA SOBIAK

3 wyświetlenia
This site was designed with the
.com
website builder. Create your website today.
Start Now