W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie technologii cyfrowych, zarządzanie dokumentacją pracowniczą zyskuje nowy wymiar. Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe i jak je prawidłowo prowadzić? W tym artykule postaram się przybliżyć te kwestie.
W styczniu 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o dokumentacji pracowniczej, która według Kodeksu pracy znosi obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Była to zmiana, która pozwoliła zminimalizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Dzięki temu dostęp do akt osobowych pracownika stał się szybszy i łatwiejszy. Wiele firm chcąc zoptymalizować koszty ponoszone np. na materiały biurowe „odpapierza” się i przechodzi na elektroniczną obsługę dokumentów, w tym, korzystając z wprowadzonych zmian, prowadzenie akt osobowych w postaci cyfrowej.
Warto pamiętać, iż digitalizacja akt osobowych nie musi obejmować całej dokumentacji. Możliwe jest przechowywanie jednej części akt w formie cyfrowej, a drugiej w formie papierowej.
Aby móc to zrobić pracodawca musi posiadać podpis kwalifikowany lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, którymi podpisze skany dokumentów, które mają przejść w e-teczkę.
Wyjaśnijmy najpierw czym właściwie są akta osobowe.
Najprościej mówiąc jest to zbiór dokumentów, prowadzonych zgodnie z przepisami prawa przez pracodawcę, dotyczący pracownika i pokazujący przebieg jego stosunku pracy od nawiązania aż do jego zakończenia.
Dokumenty te powinny być ponumerowane i ułożone w poszczególnych częściach akt w porządku chronologicznym.
Każda część akt zawiera na początku spis dokumentów znajdujących się wewnątrz niej.
Co powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?
Akta osobowe składają się z 5 części oznaczonych literowo i zawierają:
A – dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie
B – dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy
C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
D – informacje związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej
E – informacje o kontroli trzeźwości pracownika oraz informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu
Jak wspomniałam akta osobowe są podzielone na kilka części, każda z nich ma specyficzne przeznaczenie i określone wymogi dotyczące zawartości. Przyjrzyjmy się, co powinna zawierać każda z nich.
Część A: Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
Część A powinna zawierać dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym, takie jak CV, listy motywacyjne, zgody na przetwarzanie danych osobowych, dokumenty dotyczące danych osobowych (kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie) oraz wyniki przeprowadzonych testów kwalifikacyjnych, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy). Świadectwa pracy, dyplomy, świadectwa ukończonych szkół, potwierdzenie kwalifikacji zawodowych potrzebnych do wykonywania pracy.
Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
Część B jest bardzo obszerna i zawiera:
- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (kwestionariusz osobowy pracownika),
- umowy o pracę (jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP
zakres obowiązków, jeśli został określony przez pracodawcę w takiej formie,
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 164 i 1667),
dokumenty potwierdzające odbycie szkoleń
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
- z treścią regulaminu pracy (art. 104`3 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
- z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237`4 § 3 Kodeksu pracy),
- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
potwierdzenie poinformowania pracownika:-
- o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
- o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu jeśli występuje (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
- o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
- o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22`1c § 12 i art. 22`1e § 2 Kodeksu pracy),
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182`1e Kodeksu pracy),
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186`7 Kodeksu pracy),
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
- wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
- okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101`1 § 1 Kodeksu pracy),
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151`7 § 6 Kodeksu pracy),
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29`3 § 1 i 3 Kodeksu pracy),
wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. Art. 29`4 § 3 i 4 Kodeksu pracy),
dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188`1 Kodeksu pracy).
Dokumentacja dotycząca pracy zdalnej, to m.in.:
jednostronne polecenie pracodawcy o wykonywaniu pracy zdalnej oraz o cofnięciu tego polecenia,
oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej,
wnioski o pracę zdalną złożone przez pracownika oraz odpowiedzi pracodawcy na te wnioski,
wnioski o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy,
porozumienie z pracownikiem dot. pracy zdalnej,
potwierdzenie zapoznania się z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, z oceną ryzyka zawodowego oraz z zasadami BHP przy pracy zdalnej.
wnioski o elastyczną organizację czasu pracy (dla pracownika wychowującego dziecko, które nie ukończyło 8 lat), związane z pracą zdalną, elastycznymi systemami czasu pracy (np. w systemie przerywanego czasu pracy), czy obniżeniem wymiaru czasu pracy
wnioski o zmianę rodzaju umowy o pracę na bezterminową lub o przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (np. zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy)
Część C: Dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia
Część C powinna zawierać dokumenty dotyczące rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, takie jak:
wypowiedzenie,
kopia wydanego świadectwa pracy
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101`2 § 1 Kodeksu pracy),
wnioski dotyczące wydania, sprostowania czy uzupełnienia świadectwa pracy
rozliczenia końcowe (tzw obiegówka) jeśli są stosowane w zakładzie pracy
Część D: Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną pracownika
W tej części umieszczamy dokumenty dotyczące wszelkich postępowań dyscyplinarnych, upomnień czy kar nałożonych na pracownika.
Ważne jest, aby nie dodawać tutaj informacji, które nie są związane z odpowiedzialnością porządkową.
Część E: Dokumenty dotyczące czasu pracy
Nowością w e-aktach jest części E, która obejmuje dokumentację dotyczącą kontroli trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22`1d § 10 Kodeksu pracy),
informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22`1c § 6 i art. 22`1e § 2 Kodeksu pracy),
informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22`1d § 10 i art. 22`1f § 2 Kodeksu pracy).
Akta osobowe pracowników powinny zawierać również:
ewidencję czasu pracy (np. w postaci elektronicznej ewidencji czasu pracy), która powinna zostać rozszerzona o dokumenty związane z korzystaniem z urlopu opiekuńczego, zwolnieniem od pracy z powodu działania siły wyższej oraz ewentualna zgoda pracownika, który opiekuje się dzieckiem do lat 4, na wykonywanie pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy oraz zgoda pracownika wychowującego dziecko do 8 roku życia na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy oraz delegowania poza miejsce pracy
ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP,
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej (lub wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację) jeśli obowiązują w zakładzie pracy.
Z kolej w zakresie rejestrów pracodawca powinien utworzyć rejestr:
wypadków przy pracy
przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby
czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy
Wykaz prac i pracowników w dokumentacji pracowniczej
Innym ważnym obszarem, który według Kodeksu pracy wymaga włączenia do dokumentacji pracowniczej, jest rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z substancjami niebezpiecznymi (chemikalia, substancje rakotwórcze, szkodliwe czynniki biologiczne).
W dokumentacji powinny znaleźć się informacje:
o pracach lekkich wykonywanych przez młodocianych
wykaz prac szczególnie uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia i niebezpiecznych
o pracach w szczególnych warunkach
wykonywanych przez dwie osoby
Jeżeli na stanowisku pracy wydarzy się wypadek, pracodawca ma obowiązek dołączyć taką informację do akt osobowych pracownika.
Przechowywanie akt pracowniczych
Zgodnie z przepisami Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat (dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r) lub 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy (dla osób zatrudnionych wcześniej).
Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego, w którym upływa okres przechowywania. Jeżeli pracownik tego nie zrobi, pracodawca może podjąć decyzję o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
Informację o okresie przechowywania dokumentacji wydaje się pracownikowi przy rozwiązaniu stosunku pracy, najczęściej ze świadectwem pracy.
W aktach osobowych pracownika powinny znaleźć się wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginały mogą być dostępne tylko do wglądu.
Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej opisane są w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Warto podkreślić, że e-akta można założyć dla każdego pracownika, nawet tego z bardzo długim stażem pracy.
Jak widać wprowadzenie e-akt osobowych, to nie tylko kwestia techniczna i ekonomiczna, ale również organizacyjna i prawna. Wprowadzenie zdygitalizowanej dokumentacji w firmie może przynieść wiele korzyści, ale wymaga również przemyślanego podejścia i, jak wspomniałam, dbałości o szczegóły.
Zachęcam do zastanowienia się, jak technologia może usprawnić Wasze procesy HR i jakie korzyści może przynieść cyfryzacja dokumentacji.
Czy macie już doświadczenia z wdrażaniem e-akt osobowych w swojej firmie?
Czy napotkaliście na jakieś wyzwania?
Podzielcie się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami w komentarzach poniżej.
Razem możemy znaleźć najlepsze praktyki i rozwiązania!
Marta Kusek
KUSEK Sp. z o.o.
Comments